Як підтвердити стаж та оцифрувати трудову книжку в разі втрати документа

Як і кому потрібно оцифрувати паперову трудову книжку і що робити, якщо документ було втрачено, - дізналася редакція РБК-Україна у заступника голови правління Пенсійного фонду України Ірини Ковпашко.

Чому оцифрування трудової книжки важливе?

Електронна трудова книжка зводить до мінімуму ризик втрати або пошкодження паперових документів. Усі ваші дані про стаж надійно зберігаються в захищеному цифровому форматі, що гарантує їхню наявність під час призначення пенсії.

Кому обов'язково треба оцифрувати трудову книжку?

Подавати скан-копії паперової трудової книжки насамперед варто тим громадянам, які розпочали свою трудову діяльність до 1 січня 2004 року.

Хто має займатися оцифруванням - працівник чи роботодавець?

Закон дозволяє робити це обом сторонам. Подати відомості можна через веб-портал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua):

• Роботодавці можуть завантажити дані через особистий кабінет страхувальника.
• Працівники можуть зробити це самостійно через особистий кабінет застрахованої особи.

Як перевірити, чи оцифрував роботодавець вашу трудову книжку?

Для цього потрібно авторизуватися на веб-порталі ПФУ та зайти в особистий кабінет:

• Оберіть у меню розділ "Електронна трудова книжка".
• У вкладці "Скан-копії трудової книжки" можна перевірити, чи завантажено документи.
• У вкладці "Відцифрована ЕТК" можна ознайомитися з уже готовим результатом оцифрування.

Що робити, якщо ви ФОП? Як підтвердити свій стаж?

Починаючи з 1 січня 2004 року ваш стаж обчислюється автоматично за даними реєстру ПФУ на основі сплачених страхових внесків.

Якщо ж ви працювали до 2004 року, основним документом для підтвердження стажу є трудова книжка. Періоди підприємницької діяльності до 2004 року можна підтвердити:

• Документами про сплату страхових внесків (квитанції, платіжні доручення тощо).
• Свідоцтвом про сплату єдиного податку або спеціальним торговим патентом (якщо ви працювали за спрощеною системою).
• Даними з Реєстру ПФУ.

Як підтвердити стаж, якщо трудова книжка була втрачена або знищена через війну?

Якщо паперової книжки немає, для підтвердження стажу підійдуть інші документи: довідки з місця роботи, виписки з наказів, особові рахунки, відомості про видачу зарплати, письмові трудові договори тощо.

Якщо підприємство перебувало на тимчасово окупованих територіях або в зоні бойових дій, і документи були знищені, стаж може бути встановлений на підставі показань не менше двох свідків.

Ці свідки повинні знати вас за спільною роботою і мати власні документи, що підтверджують їхню роботу на цьому підприємстві в той самий період.

Що буде, якщо не встигли оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року?

Хоча 10 червня 2026 року завершується офіційний перехідний період, органи Пенсійного фонду України продовжать приймати та обробляти скановані копії документів.

Ви зможете оцифрувати книжку або подати документи для обліку стажу і після цієї дати.