Как подтвердить стаж и оцифровать трудовую книжку при потере документа

Как и кому нужно оцифровать бумажную трудовую книжку и что делать, если документ был потерян, – узнала редакция РБК-Украина у замглавы правления Пенсионного фонда Украины Ирины Ковпашко.

Почему оцифровка трудовой книжки важна?

Электронная трудовая книжка сводит к минимуму риск потери или повреждения бумажных документов. Все ваши данные о стаже надежно хранятся в защищенном цифровом формате, что гарантирует их наличие при назначении пенсии.

Кому обязательно надо оцифровать трудовую книжку?

Подавать скан-копии бумажной трудовой книжки прежде всего стоит тем гражданам, которые начали свою трудовую деятельность до 1 января 2004 года.

Кто должен заниматься оцифровкой - работник или работодатель?

Закон позволяет делать это обеим сторонам. Подать сведения можно через веб-портал электронных услуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua):

• Работодатели могут загрузить данные через личный кабинет страхователя.
• Работники могут сделать это самостоятельно через личный кабинет застрахованного лица.

Как проверить, оцифровал ли работодатель вашу трудовую книжку?

Для этого нужно авторизоваться на веб-портале ПФУ и зайти в личный кабинет:

• Выберите в меню раздел "Електронна трудова книжка".
• Во вкладке "Скан-копії трудової книжки" можно проверить, загружены ли документы.
• Во вкладке "Відцифрована ЕТК" можно ознакомиться с уже готовым результатом оцифровки.

Что делать, если вы ФОП? Как подтвердить свой стаж?

Начиная с 1 января 2004 года ваш стаж исчисляется автоматически по данным реестра ПФУ на основе уплаченных страховых взносов.

Если же вы работали до 2004 года, основным документом для подтверждения стажа является трудовая книжка. Периоды предпринимательской деятельности до 2004 года можно подтвердить:

• Документами об уплате страховых взносов (квитанции, платежные поручения и т. п.).
• Свидетельством об уплате единого налога или специальным торговым патентом (если вы работали по упрощённой системе).
• Данными из Реестра ПФУ.

Как подтвердить стаж, если трудовая книжка была утрачена или уничтожена из-за войны?

Если бумажной книжки нет, для подтверждения стажа подойдут другие документы: справки с места работы, выписки из приказов, лицевые счета, сведения о выдаче зарплаты, письменные трудовые договоры и т. п.

Если предприятие находилось на временно оккупированных территориях или в зоне боевых действий, и документы были уничтожены, стаж может быть установлен на основании показаний не менее двух свидетелей.

Эти свидетели должны знать вас по совместной работе и иметь собственные документы, подтверждающие их работу на этом предприятии в тот же период.

Что будет, если не успели оцифровать трудовую книжку до 10 июня 2026 года?

Хотя 10 июня 2026 года завершается официальный переходный период, органы Пенсионного фонда Украины продолжат принимать и обрабатывать сканированные копии документов.

Вы сможете оцифровать книжку или подать документы для учета стажа и после этой даты.