Електронні трудові: чому українцям не зараховують стаж і що робити

В Україні електронний облік трудової діяльності запрацював ще у 2021 році, однак проблем зі стажем це повністю не вирішило. Навпаки — частина громадян стикається з тим, що навіть після внесення даних до реєстру стаж можуть не зарахувати, пише Kadroland.

Що пішло не так

Серед найпоширеніших проблем — так зване “зникнення” електронних трудових книжок. Користувачі іноді не знаходять свої дані в особистих кабінетах, навіть якщо документи вже були завантажені.

Інша причина — людський фактор. Попри цифровізацію, документи перевіряють працівники, і саме тут виникають типові помилки:

• неточності у прізвищі чи імені;
• відсутність записів про зміну прізвища;
• помилки в датах;
• виправлення або різний колір записів;
• відсутність нумерації.

Такі формальні порушення можуть стати підставою для відмови у зарахуванні стажу. Крім того, навіть за наявності даних в електронній системі, Пенсійний фонд може вимагати додаткові довідки.

Що кажуть суди

Судова практика здебільшого на боці працівників. Суди виходять із того, що:

• відповідальність за ведення трудової книжки несе роботодавець;
• формальні помилки не є підставою для втрати стажу;
• ключове значення має сам факт роботи.

Якщо записів бракує, стаж можна підтвердити іншими документами — довідками, наказами чи даними про зарплату.

Втім, навіть вигране судове рішення не завжди означає швидке отримання виплат. Кількість таких справ за останні роки суттєво зросла, а їх виконання часто затягується.

Як не втратити стаж

Експерти радять не чекати проблем і перевірити документи заздалегідь.

Зокрема:

• уважно перевірити записи у трудовій книжці;
• зібрати додаткові підтвердження роботи;
• зберігати паперову трудову книжку навіть після оцифрування.

Паперові документи можуть стати вирішальними у спірних ситуаціях.

Що зміниться

У 2026 році в Україні ухвалили законодавчі зміни, які мають спростити підтвердження стажу. Зокрема, якщо інформація вже є в державних реєстрах, вимагати додаткові довідки заборонять.

Також Пенсійний фонд зобов’яжуть:

• допомагати громадянам у зборі документів;
• надавати чіткі роз’яснення;
• пояснювати подальші кроки у разі відмови.

Раніше Соцпортал писав про те, як можна забезпечити собі в Україні гідну пенсію в майбутньому та як не втратити право на виплати тим, хто опинився за кордоном, і як відновити втрачений стаж та право на пільгову пенсію. Дивіться також інтервʼю на ці теми з пенсійними експертами Сергієм Коробкіним та Катериною Сагайдак.

Підписуйтесь на наш Youtube-канал, щоб не пропустити нові відео на гостросоціальну тематику. Новини про пенсії читайте у розділі Соціалка на Соцпорталі. Приєднуйтесь до каналу "Що там із соціалкою" у Viber або ж у Телеграмі. Маєте конкретне запитання? Звертайтеся до СоцGРТ!