Як уникнути помилок під час оцифрування трудової книжки та що потрібно перевірити заздалегідь

Портал "На пенсії" з посиланням на Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області дає поради, з чого почати підготовку до оцифрування трудової книжки.

Перевірка даних

Перший крок - аудит трудової книжки. Перед скануванням переконайтеся, що всі записи внесені правильно, без скорочень і неточностей.

Особливу увагу слід приділити титульній сторінці: прізвище, ім'я та по батькові мають бути вказані повністю. Якщо прізвище змінювалося, попередній запис має бути акуратно закреслено, а новий внесено з посиланням на документ-основу, його номер і дату.

Не менш важливо перевірити наявність підписів - як власника, так і відповідальної особи підприємства - а також печатки установи.

Перевірка записів про роботу

Розділ із відомостями про трудову діяльність також потребує ретельного перегляду. У кожному записі мають бути:

• точна дата прийняття або звільнення;
• повна назва підприємства;
• назва посади;
• реквізити наказу (номер і дата).

Якщо компанія змінювала назву, то це має бути окремо зафіксовано із зазначенням відповідного документа.

Записи про звільнення мають відповідати формулюванням законодавства і бути завірені печаткою.

Які документи можна оцифрувати

Для формування електронної трудової книжки підходять не лише записи з основного документа. У систему крім трудової книжки можна додати:

• документи за освітою;
• військовий квиток;
• свідоцтво про народження дитини (актуально для жінок);
• трудові договори;
• довідки про стаж за відсутності трудової книжки.

Це дає змогу максимально повно відобразити трудову діяльність.

Де перевірити електронну версію

Після завантаження документів дані стають доступні онлайн. Подивитися свою електронну трудову книжку можна:

• в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України;
• у мобільному застосунку Пенсійного фонду.

У розділі "Електронна трудова книжка" відображаються як внесені дані, так і сканкопії документів, на основі яких сформовано записи.

Чому це важливо

Якісно підготовлені та перевірені документи є запорукою того, що ваш страховий стаж буде враховано коректно.

Помилки або неточності можуть призвести до затримок у призначенні пенсії або необхідності додаткових перевірок. Тому краще витратити трохи більше часу на аудит, ніж пізніше виправляти недоліки.