Как оцифровать трудовую книжку и проверить, внес ли работодатель данные

Тему оцифровки трудовых книжек в эфире программы «Ранок вдома» объяснял Александр Малецкий, заместитель главы правления Пенсионного фонда Украины по вопросам цифрового развития, цифровых трансформаций и цифровизации. В ПФУ напоминают: проверить, внесены ли данные, можно онлайн, а подать скан-копии трудовой книжки может как работодатель, так и сам работник.

При этом отсутствие оцифрованной копии после 10 июня 2026 года не означает автоматическую потерю стажа. В ПФУ отдельно уточняют: стаж после 2004 года уже есть в системе персонифицированного учёта, а документы о более ранних периодах можно будет подать и позже — через личный кабинет или территориальный орган Пенсионного фонда.

Детали

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия сведений о трудовой деятельности человека: где он работал, на каких должностях, когда был принят, переведён или уволен. Такой формат должен упростить подтверждение стажа и оформление пенсии без лишних бумажных документов.

Закон об электронном учёте трудовой деятельности вступил в силу 10 июня 2021 года и предусмотрел пятилетний переходный период. Именно поэтому ключевой датой стала 10 июня 2026 года. До этого времени данные из бумажных трудовых книжек должны быть переданы в электронный реестр.

Подать документы можно двумя способами. Первый — через работодателя: он сканирует трудовую книжку работника и отправляет данные через вебпортал Пенсионного фонда. Второй — самостоятельно: человек может загрузить скан-копии в личном кабинете на портале ПФУ или обратиться в отделение фонда с бумажными документами.

Для самостоятельной подачи нужно авторизоваться на вебпортале ПФУ через квалифицированную электронную подпись, перейти в раздел «Коммуникации с ПФУ», выбрать «Відомості про трудові відносини», заполнить данные, прикрепить скан-копии и отправить заявление. Результат обработки можно посмотреть в разделе «Мои обращения».

Скан-копии должны быть чёткими. Пенсионный фонд указывает, что нужно подавать все заполненные страницы в хронологическом порядке, чтобы были видны реквизиты документа, печати, подписи, даты, серия и номер, ФИО владельца и все записи о стаже. Формат — JPG или PDF, размер каждого файла — до 1 МБ, рекомендованное качество — 300 dpi.

Проверить, оцифрована ли трудовая книжка, можно через выписку из электронной трудовой книжки. Это особенно важно тем, у кого есть стаж до 1 января 2004 года: именно эти периоды чаще всего требуют подтверждения бумажными документами, потому что после 2004 года данные о страховом стаже уже формируются по отчётности работодателей.

Почему это важно

Оцифровка трудовой книжки снижает риск потерять важные сведения о стаже из-за повреждения, утраты документа, закрытия предприятия или отсутствия архивов. Для людей, которые работали до 2004 года, это особенно актуально: такие периоды могут понадобиться при назначении пенсии.

Но паниковать из-за даты 10 июня не стоит. ПФУ сообщает, что оцифровка трудовых книжек будет продолжаться и после этой даты. Если в системе нет данных о стаже за старые периоды, человек сможет подать документы позже — онлайн или напрямую в Пенсионный фонд.

Бэкграунд

С 2021 года Украина постепенно отказывается от бумажной трудовой книжки как основного инструмента учёта трудовой деятельности. После внесения данных в электронный реестр бумажная книжка остаётся у работника на хранении, а сведения о работе доступны через систему Пенсионного фонда.

Переход на электронный формат должен упростить оформление пенсий, уменьшить бумажный документооборот и сделать данные о стаже доступными онлайн. Но из-за войны, релокации предприятий, утраты архивов и других проблем часть трудовых книжек всё ещё не оцифрована. В ПФУ сообщали, что зарегистрирован законопроект о продлении сроков оцифровки на период военного положения и три года после его прекращения или отмены.

Источник

В эфире телеканала «Дом» Александр Малецкий отвечал на вопросы о том, как правильно оцифровать трудовую книжку, кому это нужно и как проверить, сделал ли это работодатель.